Ein strukturierter Arbeitstag: Mit klugem Zeitmanagement effizienter arbeiten

Stress im Job? Zu viel zu tun? Oft fällt es uns schwer, Prioritäten zu setzen. Dabei kann eine einfache aber wirkungsvolle Grundregel helfen: Das Eisenhower-Prinzip. evidero erklärt, wie es funktioniert.
von Wolfgang Precht
Effizient arbeiten durch Zeitmanagement© UBER IMAGES - Fotolia.com

Das Telefon klingelt, die Emails stapeln sich im Posteingang, die Ordner auf dem Schreibtisch und von hinten ruft der Chef, weil Sie etwas ganz dringendes erledigen müssen. Auf der Arbeit kann es schnell mal zu stressigen Situationen kommen. In diesem Fall hilft es, Prioritäten zu setzen und seine Zeit sinnvoll einzuteilen. Eine Möglichkeit, dies umzusetzen, ist das Eisenhower-Prinzip. evidero erklärt, wie es funktioniert.

Morgens acht Uhr im Büro. Die Ablage ist voll, Ihr Kalender „ploppt auf” und zeigt viel zu viele Meetings an. Das Telefon klingelt, es sind 20 ungelesene E-Mails im Posteingang. Und dann will der Chef auch noch einen Bericht bis Punkt sechs auf seinem Schreibtisch haben. Klingt nach einem Horror-Tag? Nicht, wenn man ihn richtig angeht.

Sollte man auf der Arbeit frühstücken?

Frühstücken Sie, bevor Sie an die Arbeit gehen! Allerdings sollte es nicht gerade das so genannte „Kaiserfrühstück” sein, da, wie der Volksmund schon sagt, „ein voller Bauch nicht gern studiert” . Ein leichtes Frühstück weckt die Lebensgeister!

Schaffen Sie sich dann einen Überblick über die am Tag zu erledigenden Aufgaben. Das gibt innere Sicherheit. Fassen Sie gleichartige oder ähnliche Tätigkeiten von Beginn an zu sogenannten Tätigkeits-Blöcken zusammen, das erleichtert enorm den Fluss der Arbeit.

Kein Stress durch das richtige Zeitmanagement auf der Arbeit

Die Stressforschung lehrt: Stress ist ein relatives, subjektives Empfinden. Was für den einen schon stressig ist, bedeutet für den anderen einfach eine höhere, wenn auch noch zu bewältigende Arbeitsbelastung. Grundsätzlich erscheint es sinnvoll, den jeweiligen Arbeitstag zumindest grob zu strukturieren. Verschaffen Sie sich daher einen Überblick, welche Aufgaben und Tätigkeiten Sie bis zum Ende des Tages erledigt haben müssen.

Für die Erledigung dieser Aufgaben sollten Sie einerseits ausreichend Zeit einplanen, andererseits aber auch ein sinnvolles Zeitlimit setzen, da Sie sonst Gefahr laufen, sich in den Einzelheiten zu verzetteln. Dazu kann es sinnvoll sein, komplexere Aufgaben in einzelne Schritte zu unterteilen, die Sie dann portioniert an verschiedenen Tagen bearbeiten können.

Außerdem gibt es immer Unvorhersehbarkeiten, die ihren Zeitplan durcheinander bringen können! Planen Sie also eine ausreichende Pufferzeit (erfahrungsgemäß mindestens 30 % der Arbeitszeit) ein, um dennoch das geplante Arbeits-Pensum bewältigen zu können.

Prioritäten auf der Arbeit setzen gegen Stress

Das Eisenhower-Prinzip gibt Ihnen eine Hilfestellung in der Beurteilung und Einteilung der täglichen Aufgaben. Die Faktoren hierbei sind Dringlichkeit und Wichtigkeit der jeweiligen Aufgabe.
Die Wichtigkeit einer Aufgabe bemisst sich an ihrem Inhalt, also an der Bedeutung für Ihr Betriebs-oder Arbeits-Ergebnis. Dringlichkeit bezeichnet dagegen die für die Erledigung zur Verfügung stehende Zeitspanne und muss nicht notwendigerweise mit der Wichtigkeit zusammenhängen. Sortieren Sie Ihre Aufgaben nach  A, B, C-Tätigkeiten.

  • A-Aufgaben sind dringend und wichtig. Sie sollten Sie in der Regel selber und sofort erledigen!
  • B-Aufgaben sind nicht minder wichtig, aber sie sind nicht so dringend wie die  A-Aufgaben. Sie können B-Aufgaben also auf einen späteren Zeitpunkt verlegen und sie dann erledigen.
  • C-Aufgaben sind solche, die nicht besonders wichtig, dafür aber dringend sind. (Beispiel: Postausgangsmappen, die bis zu einer festgelegten Uhrzeit unterschrieben sein müssen.)

Oft werden C-Tätigkeiten mit A-Tätigkeiten verwechselt, weil sie genauso „lautstark” daherkommen. Aber sie scheinen nur wichtig, sind es aber nicht. Prüfen Sie deshalb, inwieweit der jeweilige Aufgabeninhalt Ergebnis-relevant ist.

Und alles, was nicht A, B oder C ist, sollte an diesem Tag von Ihrem Schreibtisch verschwinden!

Aufgezeichnet von Tanja Korsten

Wolfgang Precht (Jahrgang 1955) ist gelernter Industriekaufmann. Seit 1996 ist er selbstständiger Managementtrainer und Berater sowie Geschäftsführer der Precht Consult GmbH in Wuppertal...
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  • Mark Steier

    Für mich ist an einem solchen Tag besonders wichtig das ich mir ein eigenes Feedback gebe, also das ich mir vor Augen führe was ich geschafft habe, oft schon früh am Tag. Das schafft Zufriedenheit und lässt die noch vor einem liegenden Aufgaben schaffbarer aussehen. Darüber hinaus ist es wichtig NEIN zu sagen und versuchen zu vermeiden das einem ein Tag "aus der Hand genommen wird". Für mich ist es wichtig das ich meine Tage selber gestalte und von Anderen gestaltet werde 🙂 – LG Mark

  • Christiane

    Die Konzentration auf das Wesentliche macht es, wenngleich auch die laufenden Aufgaben zu erledigen sind, bevor es dringend wird. Ernten kann man jedoch nur dass, was als A Aufgabe langfristig Frucht bringt. Eine Rückschau ist abends wichtig, um demnächst Energieräubernnoch mehr aus dem Weg zu gehen. Das Wort nein ist ein wichtiges Wort.

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