Eventplanung: Aufgaben bewältigen: Die richtigen Eckpfeiler für eine gelungene Veranstaltung

Neue Tipps vom evidero-Event-Manager Wolf Rübner. Wie Sie Veranstaltungen so organisieren, dass nichts schief geht. Weitsicht und Umsicht sind das A und O.
von Wolf Rübner
Ziemliches ChaosFoto: Guido Bludau © dpa

Die ersten Schritte zum eigenen Event hat Ihnen Wolf Rübner bereits im ersten Teil unserer Eventmanagement-Reihe an die Hand gegeben. Wie Sie es nun schaffen, nicht nur ein guter Planer, sondern auch ein guter Gastgeber zu sein, verrät der evidero-Event-Experte im zweiten Teil.  

Managing the Chaos

Die Planung und Vorbereitung beginnt nicht mit dem Anruf bei einem Party-Service oder Caterer, sondern mit etwas ganz Profanem:
Entwickeln Sie eine Aufgabenstruktur! Sammeln Sie kleine und große Aufgabenpakete! Denken Sie in Ruhe die geplante Veranstaltung durch. Die meisten und wichtigsten Aufgaben werden Ihnen relativ schnell einfallen. Dann sortieren Sie diese Aufgaben. Ich gebe Ihnen ein Beispiel.

Die Einladung der Gäste besteht aus mehreren Schritten: Wir brauchen Adress-Daten. Wir müssen die Zahl der Aussendungen bestimmen, eine Vorankündigung, also safe-the-date — dann die Einladung — dann die Bestätigung der Teilnahme und eine Nachfassaktion für diejenigen, die nicht geantwortet haben. Wir müssen die Einladung gestalten: Grafik und Text, Druck und Papier. So zerlegen Sie eine Aufgabe in kleine und große Aufgaben-Pakete.

Im nächsten Schritt ordnen Sie die Aufgaben, wie bei einem Inhaltsverzeichnis eines Buches. Kapitel mit Unterkapiteln und Unterunterkapiteln. Sie erhalten eine Struktur durch diese systematische Auflistung von Aufgaben gleicher Ordnung. Für eine kompakte Darstellung überträgt man seine Ergebnisse in eine Baumstruktur und erhält ein Organigramm.

Die nächste Frage gilt dem Gliederungs-Prinzip. Man könnte nach Veranstaltungs-Teilen (Objekten) unterscheiden, also für einen eintägigen wissenschaftlichen Kongress hiesse das: Tagung, Workshops, Ausstellung, Gala-Abend. Man könnte auch nach Veranstaltungstagen (Phasen) gliedern. Für ein mehrtägigen Tag der offenen Tür hiesse das: Freitag, Samstag, Sonntag.

So bewältigen Sie die Aufgaben

Wie geht man nun vor? Grundsätzlich könnte man das Aufgabendickicht top-down oder bottom-up durchqueren. Bei Veranstaltungen, für die Erfahrungen vorliegen, ist der Weg von oben nach unten, vom Allgemeinen zum Konkreten schneller und einfacher. Anders liegt der Fall von Veranstaltungen, die zum ersten Mal stattfinden. In diesem Fall könnte eine Planung von unten nach oben, vom Konkreten zum Allgemeinen sinnvoller sein.
Keiner will eine Veranstaltung von der Stange. Jede soll anders, neu, aufregend sein. Dennoch haben alle Veranstaltungen eine gleiche oder ähnliche Struktur. Die gilt es bei der Planung zu berücksichtigen und abzuarbeiten.

1. Anfang: Erstkontakt, Bekanntmachung: Einladung etc.
2. Zwischenkontakt(e): bis zur Veranstaltung
3. Anreise, Hinkommen
4. Anfänge vor Ort: Eintreffen, Begrüßung, Einchecken, Orientieren
5. Arbeits- und Inhaltszeiträume (Seminare, Vorträge, Workshops, …)
6. Pausen und Zwischenzeiträume (Kaffee, Denkpausen, Sport, Spazieren,
Spaß, Entertainment, …)
7. Hinterher (Freizeit, Abendessen, Abendzusammensein, …)
8. Enden vor Ort: Beenden, Verabschiedung, Feedback, …
9. Ende: Kommunikation hinterher, Evaluation

Das Thema Ihrer Veranstaltung sollte sich an den Bedürfnissen der Eingeladenen ausrichten. An welchen Informationen könnte er interessiert sein? Welche Problem-Lösungen erwartet er von Ihnen? Wenn sich z.B. gesetzliche Bestimmungen geändert haben, erwartet der Kunde keine langatmigen Darlegungen, sondern, welche neue Lösung Sie für ihn entwickelt haben. Außerdem können Sie einen starken Anreiz zur Teilnahme setzen, wenn ein Zusatznutzen damit verbunden. Etwas, was mit einer persönlichen, privaten Sinnstiftung verbunden ist. z.B. wenn es um neue Kranken-Versicherungstarife geht und ein Arzt einen Vortrag über Gesundheits-Prävention durch eine gesunde Lebensführung hält.

Die Eckpfeiler Ihrer Veranstaltung

Der Ort die sog. Location. Von ihr sollte eine starke Botschaft ausgehen, Neugier wecken und zur Teilnahme locken. Ein Hotelsaal ist sicherlich zweckmäßig, aber mehr auch nicht. Die Einladung in ein Museum ist dagegen ein Signal. Aber auch hier gilt, ist die Ziel-Gruppe kunst-sinnig? Handwerker fühlen sich in einem vielleicht nicht ganz so wohl wie Rechtsanwälte, Ärzte oder Steuerberater.

Der Zeitpunkt — Prüfen Sie den Kalender auf Ferienzeiten, kontrollieren Sie den Branchen-Kalender auf wichtige Termine, z.B. Messe-Termine. Wann ist high season bei Ihren Kunden? Schauen Sie im Sportkalender nach wichtigen Ereignissen, denn welcher Kunde kommt zu Ihrem Event, wenn gerade sein Lieblingsverein in einem Endspiel steht? Überlegen Sie, welcher Wochentag und welche Tageszeit sinnvoll ist. Ein gutes Timing sorgt für eine hohe Beteiligung bzw. Teilnahmequote.

Die erlebbare Qualität einer Veranstaltung aus der Sicht des Teilnehmers, besser aus der Sicht Ihrer Gäste macht sich an sehr verschiedenen Dingen fest. Es sind manchmal Kleinigkeiten, Details, die den Unterschied ausmachen. Während Ihre Aufmerksamkeit eher den Inhalten gehört, stört sich der Gast am ungepolsterten Stuhl. Oder an der stickigen Luft. Oder daran, dass er die Toilette nicht auf Anhieb findet.

Gute Organisation merkt man nicht, nur eine schlechte. Nachdem Sie sich diesen Satz auf der Zunge haben zergehen lassen, wissen Sie, worauf es neben dem kunden-orientierten Thema und der Gastfreundschaft noch ankommt. Es geht um Weitsicht und Umsicht, um das Antizipieren von Problemen. Der Klassiker ist immer noch der Regenschirm, wenn der Kunde gehen möchte und es genau in diesem Moment regnet.
Gute Organisation hat im Geiste alles durchgespielt, viele Eventualitäten bedacht, den berühmten Plan B in der Tasche. Organisation ist keine Kunst, sondern Sorgfalt, Liebe zum Detail, Vorstellungsvermögen, den Experten zuhören und Respekt vor der Aufgabe.

Für weitere Anregungen und Tipps empfehlen wir dieses Buch: 

Experte: Wolf Rübner
Wolf Rübner ist Berater, Trainer, Dozent und Autor für die LiveCom-Branche...